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Bewirtungsrechnung richtig gemacht: Neue Regeln seit 2025

Du bist CFO, CEO, Gesellschafter oder in der FiBu tätig?

Dann betrifft dich das Thema Bewirtungskosten direkt – denn seit 1. Januar 2025 gelten neue Regeln dafür, wann das Finanzamt Geschäftsessen als Betriebsausgabe anerkennt.

Hintergrund ist die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich. Das BMF hat nun ein neues Schreiben veröffentlicht (

BMF, Schr. v. 19.11.2025 – IV C 6 - S 2145/00026/005/033), das alle bisherigen Vorgaben ersetzt und klarstellt, was für geschäftliche Bewirtungen künftig erforderlich ist.

Damit dein Geschäftsessen nicht steuerlich „durchfällt“, solltest du Folgendes wissen:

1. Ohne vollständige Bewirtungsrechnung: kein Betriebsausgabenabzug

Das Finanzamt prüft strenger als bisher. Für jedes Geschäftsessen musst du nachweisen:

• Ort
• Datum
• Teilnehmer
• Anlass
• Höhe der Kosten

Diese Angaben müssen zeitnah dokumentiert werden – meist über den klassischen Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg), den du unterschreibst.

2. Neue Pflicht: maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung

Im Restaurant muss die Rechnung aus dem Kassensystem kommen – handschriftliche Belege sind nicht mehr zulässig.

Wichtig ist:

• Beleg muss TSE-gesichert sein (erkennbar z. B. über QR-Code, Transaktionsnummer oder Seriennummer).
• Fehlt die TSE einmal wegen technischer Störung, bleibt der Abzug dennoch möglich – wenn der Ausfall ersichtlich ist.

3. Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Die Anforderungen sind etwas geringer, aber weiterhin genau:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Ausstellungsdatum
• exakte Beschreibung der Speisen/Getränke
• Bewirtungsdatum
• Betrag

Bezeichnungen wie „Menü 1“ sind erlaubt, aber „Speisen und Getränke – 100 €“ reicht nicht.

4. Rechnung über 250 Euro

Hier kommen zusätzliche Pflichtangaben hinzu:

• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants
• eindeutige Rechnungsnummer
• dein Name als bewirtende Person (also der Leistungsempfänger)

5. Digitale Bewirtungen: So funktioniert es ab 2025

Elektronische Abbildung ist ausdrücklich erlaubt – sogar gewünscht. Wichtig:

• Rechnung kann digital übermittelt werden (E-Rechnung oder PDF)
• Eigenbeleg kann digital erstellt oder digitalisiert werden
• beide Dokumente müssen eindeutig miteinander verknüpft sein
• Änderungen müssen nachvollziehbar sein
• die GoBD müssen erfüllt und in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein

Wer also ein DMS nutzt (z. B. DATEV DMS, SharePoint, DocuWare), ist klar im Vorteil.

6. Bewirtungen im Ausland

Auch im Ausland gelten die deutschen Anforderungen.

Gibt es in einem Land keine maschinellen Belege, akzeptiert das Finanzamt ausnahmsweise handschriftliche Rechnungen – aber nur, wenn das glaubhaft gemacht werden kann.

Was heißt das für dich konkret?

• Prüfe jede Rechnung seit 2025 auf Vollständigkeit
• Nutze konsequent digitale Prozesse
• Dokumentiere Anlass und Teilnehmer sofort nach dem Essen
• Achte bei größeren Bewirtungen auf eine korrekte E-Rechnung

So schützt du dich vor unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen.

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