Du bist CFO, Gesellschafter oder in der FiBu tätig? Dann solltest du jetzt weiterlesen.
E-Mails gehören längst zum geschäftlichen Alltag – doch vielen ist nicht klar: Auch E-Mails können steuerlich relevante Handels- oder Geschäftsbriefe sein. Und damit aufbewahrungspflichtig nach § 147 AO!
Was heißt das konkret?
Der BFH hat entschieden:
Alle E-Mails, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung von Verträgen oder Geschäften beziehen, müssen aufbewahrt werden – genauso wie klassische Briefe oder Rechnungen.
Auch Unterlagen zu Verrechnungspreisen innerhalb von Konzernen fallen darunter.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen:
Im Rahmen einer Außenprüfung darf das Finanzamt alle steuerlich relevanten E-Mails anfordern.
Aber: Ein Gesamtjournal aller E-Mails – also eine vollständige Übersicht über alle ein- und ausgehenden Mails – darf nicht verlangt werden. Dafür fehlt die gesetzliche Grundlage.
💡 Unser Tipp:
✔️ Prüft eure E-Mail-Archivierung: Sind steuerlich relevante Nachrichten eindeutig identifizierbar und langfristig gespeichert?
✔️ Klärt frühzeitig, welche Mails unter die Aufbewahrungspflicht fallen.
✔️ Sprecht mit eurem Steuerberater – bevor das Finanzamt anklopft.
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