Was Arbeitgeber bei Essenszuschüssen beachten sollten
Essensgutscheine und digitale Essenszuschüsse sind ein beliebter Mitarbeiter-Benefit.
Aber was gilt eigentlich, wenn der Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet? Nur Teilzeit beschäftigt ist? Sein Essen erst am frühen Abend kauft? Oder auf dem Kassenbon neben dem Mittagessen noch andere Einkäufe stehen?
Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat hierzu zahlreiche Praxisfragen beantwortet.
Die gute Nachricht für Arbeitgeber: Vieles ist unkomplizierter als gedacht.
Grundsätzlich können arbeitstägliche Mahlzeiten bzw. Essenszuschüsse unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich günstig behandelt und mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden.
Das BayLfSt nennt dabei einige interessante Praxisfälle:
Homeoffice? Geht.
Auch Mitarbeiter im Homeoffice können von der Regelung profitieren.
Teilzeit? Ebenfalls möglich.
Selbst bei einer täglichen Arbeitszeit von höchstens sechs Stunden ist die Begünstigung nicht allein deshalb ausgeschlossen.
Der Mitarbeiter kauft sein Mittagessen in mehreren Geschäften?
Auch das kann funktionieren. Die einzelnen Bestandteile einer Mahlzeit dürfen bei unterschiedlichen Akzeptanzstellen gekauft werden.
Auf dem Kassenbon stehen noch andere Einkäufe?
Kein automatisches Problem. Entscheidend ist, dass der Preis der bezuschussten Mahlzeit eindeutig bestimmt werden kann.
Mehrere Kollegen essen gemeinsam und bekommen nur eine Rechnung?
Auch ein Sammelbeleg ist möglich. Jeder Mitarbeiter darf den von ihm selbst bezahlten Anteil seiner Mahlzeit geltend machen.
Essen erst am späten Nachmittag oder frühen Abend?
Auch das ist nicht automatisch schädlich. Gerade bei Schichtarbeit können Essenszeiten erheblich von der klassischen Mittagspause abweichen. Sogar eine Mahlzeit direkt nach Dienstende kann grundsätzlich berücksichtigt werden.
Aber Vorsicht beim Einkauf auf Vorrat.
Wer heute gleich mehrere Mahlzeiten für die kommenden Tage kauft, kann nicht für alle Einkäufe die günstige Behandlung nutzen. Je Arbeitstag und bezuschusster Mahlzeit ist nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert möglich. Zuschüsse für auf Vorrat gekaufte Mahlzeiten sind grundsätzlich als Barlohn zu erfassen.
Interessant für HR und Lohnbuchhaltung: Stichproben können reichen.
Bei vielen Arbeitnehmern hält das BayLfSt eine Kontrolle jedes einzelnen Vorgangs für unzumutbar. Eine regelmäßige und dokumentierte Stichprobenkontrolle kann ausreichen. Die erforderlichen Belege müssen allerdings zum Lohnkonto genommen werden.
Auch bei digitalen Essenmarken gibt es eine Erleichterung: Steuerlich ist keine gesonderte Darstellung auf der Entgeltabrechnung vorgeschrieben. Entscheidend sind insbesondere die Aufzeichnungen im Lohnkonto.
Und wie sieht es mit Gehaltsumwandlung aus?
Hier wird es anspruchsvoller. Eine echte Umwandlung von Barlohn in Sachlohn kann grundsätzlich möglich sein. Die arbeitsvertragliche Gestaltung muss aber passen und rechtzeitig vereinbart werden.
Problematisch wird es beispielsweise, wenn das Gehalt im Folgemonat lediglich um genau die Essenszuschüsse des Vormonats reduziert wird. Dann kann weiterhin ein Anspruch auf Barlohn bestehen – und die gewünschte Bewertung als Sachbezug scheitern.
Was bedeutet das für Unternehmer, CFOs und Personalverantwortliche?
Essenszuschüsse können ein attraktiver Bestandteil der Vergütung sein – auch bei modernen Arbeitsmodellen mit Homeoffice, Teilzeit und flexiblen Arbeitszeiten.
Die steuerliche Begünstigung funktioniert aber nicht nach dem Motto: „Wir erstatten einfach das Mittagessen.“
Die konkrete Ausgestaltung, Dokumentation und Lohnabrechnung müssen stimmen.
Rechtsgrundlagen und Quellen:
Bayerisches Landesamt für Steuern vom 13.05.2026, S 2334.1.1-43/10 St36
R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR
§ 8 Abs. 2 EStG
§ 41 Abs. 1 Satz 3 EStG
§ 4 Abs. 2 Nr. 4 und Nr. 8 LStDV
BMF-Schreiben vom 18.01.2019, IV C 5 - S 2334/08/10006-01, BStBl I 2019, S. 66